Du stehst vor der Frage: Wie bekomme ich eine Gästerechnung, die nach meinem Hotel aussieht — und nicht nach einem Standard-PDF aus dem PMS? Eigenes Logo, passende Schriftart, individuelle Fußzeile mit Bankverbindung und Hausphilosophie? Maximilian Renn hat genau das in der Apaleo Community gefragt. Hier ist unsere Antwort — aus sechs Hotels mit rund 420 Zimmern.
Zuerst: Was Apaleo nativ mitbringt
Apaleo generiert Rechnungen über die Finance API (CreateInvoice). Die Bordmittel sind bewusst schlank gehalten — Apaleo versteht sich als Plattform, nicht als Textverarbeitung. Was du direkt steuern kannst:
languageCode steuerbar — DE, EN, FR und weitere. Die Rechnung wird in der jeweiligen Sprache generiert.Was Apaleo nicht bietet
Eigene Rechnungstemplates, Logos, Schriftarten, individuelle Fußzeilen oder Zusatzfelder direkt im PMS. Das ist keine Lücke — das ist Architektur: Apaleo liefert die Daten, die Darstellung überlässt es den angebundenen Apps und Integrationen.
Drei Wege zu individuellen Gästerechnungen
Wenn die Bordmittel nicht reichen, hast du drei Optionen. Jede hat ihren Platz — die richtige Wahl hängt davon ab, was du wirklich brauchst und wie viel du investieren willst.
Self-Service Checkout (Hotelbird / straiv)
Aufwand: gering · Kontrolle: mittel
Der Gast sieht und bezahlt seine Rechnung im Self-Checkout-Terminal oder auf dem Handy. Die Darstellung lässt sich über die jeweilige Plattform anpassen — unabhängig von Apaleos Rechnungsformat. Bei uns läuft das über straiv an allen sechs Apaleo-Properties.
Eigene Rechnungserstellung via API
Aufwand: mittelhoch · Kontrolle: voll
Wer volle Kontrolle will, holt sich die Folio-Daten über die Finance API und generiert die Rechnung selbst — zum Beispiel mit Typst, LaTeX oder einem PDF-Service. Logo, Layout, Fußzeile, Schriftart: alles in deiner Hand. Einmal gebaut, läuft es automatisch.
Wir nutzen diesen Weg für unseren täglichen DATEV-Export: Die Folio-Daten kommen per API, die Aufbereitung passiert automatisiert in Python.
DATEV / Buchhaltung als zweite Ebene
Aufwand: gering · Kontrolle: hoch (für buchhalterische Rechnungen)
Für die buchhalterische Seite — nicht die Gästerechnung am Checkout — exportierst du die Daten nach DATEV oder in deine Buchhaltungssoftware. Die offizielle Rechnung kommt dann von dort, mit vollem Branding. Bei uns läuft der DATEV-Export täglich automatisiert um 2:00 Uhr nachts.
Was wir gewählt haben — und warum
In unseren sechs Hotels fahren wir eine Kombination aus Weg 1 und Weg 3. Der Gast erlebt den Checkout über straiv — mit einer Darstellung, die zum Haus passt. Parallel läuft der tägliche DATEV-Export für die Buchhaltung. Weg 2 (eigene PDF-Generierung) nutzen wir aktuell nur für interne Reports, nicht für Gästerechnungen.
Warum nicht die volle API-Lösung? Weil der Aufwand für individuelle Gäste-PDFs in Relation zum Nutzen steht. Die meisten Gäste schauen sich die Rechnung auf dem Handy an, im straiv-Checkout. Da zählt, dass die Positionen stimmen — nicht ob das Logo 3 Pixel weiter links sitzt.
Unser Setup im Überblick
Wie eine Rechnung bei uns entsteht — Schritt für Schritt
Während des Aufenthalts
Positionen landen auf dem Folio
Zimmerpreis, Frühstück, Minibar, Kurtaxe — jede Leistung wird automatisch auf das richtige Folio gebucht. Über unser Folio-Routing landen Firmenpositionen direkt auf einem separaten Folio.
Check-out
Gast sieht die Rechnung im straiv-Checkout
Der Gast öffnet den Self-Checkout auf dem Smartphone oder am Terminal. Er sieht alle Positionen, kann bezahlen, bekommt die Rechnung per E-Mail. Die Darstellung kommt von straiv — nicht von Apaleo.
Nachts um 02:00 Uhr
DATEV-Export läuft automatisch
Unser System holt alle abgeschlossenen Folios per Finance API, bereitet sie auf und exportiert sie nach DATEV. Die buchhalterische Rechnung kommt dann aus der Buchhaltungssoftware — mit vollem Branding, allen Pflichtangaben und korrekter USt-Aufschlüsselung.
Bei Bedarf
Nachträgliche Korrektur oder Neuausstellung
Falls ein Gast nachträglich eine korrigierte Rechnung braucht (anderer Empfänger, fehlende USt-ID), nutzen wir die Apaleo Finance API: Rechnung stornieren, Folio korrigieren, neu ausstellen.
Entscheidungshilfe: Welcher Weg passt zu dir?
Weg 1: Self-Service
Du willst schnell Ergebnisse
Dein Hotel nutzt bereits straiv, Hotelbird oder einen ähnlichen Checkout-Anbieter. Du willst, dass der Gast eine ordentliche Rechnung sieht — ohne selbst etwas zu programmieren.
Aufwand: Tage · Kosten: Lizenzgebühr
Weg 2: Eigene API
Du willst volle Kontrolle
Du hast Entwickler im Team (oder einen Partner), willst dein eigenes Rechnungslayout und brauchst volle Freiheit bei Schriftart, Logo, Fußzeile und Zusatzfeldern.
Aufwand: Wochen · Kosten: Entwicklung
Weg 3: DATEV
Du brauchst es für die Buchhaltung
Die Gästerechnung am Checkout ist dir egal — du brauchst eine saubere buchhalterische Rechnung mit vollem Branding für Firmenkunden und Steuerberater.
Aufwand: Tage · Kosten: DATEV-Lizenz
Frag dich selbst: Was brauchst du wirklich?
Bevor du in Rechnungstemplates investierst, kläre diese fünf Fragen. Die Antworten zeigen dir, welcher Weg der richtige ist — und ob du überhaupt ein Problem hast:
Was ist mit Apaleos angekündigten Rechnungsoptionen?
Apaleo hat in der Community mehrfach angedeutet, dass an erweiterten Rechnungsoptionen gearbeitet wird. Stand heute (März 2026) ist davon in der API noch nichts sichtbar angekommen. Das ist bei Apaleo nicht ungewöhnlich — Features kommen oft ohne große Ankündigung in einem API-Update.
Praxis-Tipp
Warte nicht auf Apaleo. Bau deine Lösung mit dem, was heute verfügbar ist. Wenn Apaleo morgen native Templates einführt, kannst du immer noch umsteigen. Was du heute nicht haben solltest: ein Hotel, das seit Monaten auf ein Feature wartet und in der Zwischenzeit keine sauberen Rechnungen stellt.
Der größte Quick Win: Folio-Routing
Bevor du dich um das Rechnungslayout kümmerst, prüfe das Folio-Routing. Der häufigste Grund für unzufriedene Gäste ist nicht ein fehlendes Logo — sondern falsche Positionen auf der Rechnung. Wenn die Minibar auf der Firmenrechnung landet oder die Kurtaxe auf dem falschen Folio, hilft auch das schönste Template nicht.
Wir haben dazu einen ausführlicheren Beitrag geschrieben, der auch die Automatisierung beschreibt: wie du über Apaleo-Webhooks und Folio-Regeln dafür sorgst, dass jede Position automatisch auf dem richtigen Folio landet — ohne dass jemand an der Rezeption manuell zuordnen muss.
Was du daraus mitnehmen kannst
- →Apaleo liefert die Daten — die Darstellung musst du selbst lösen. Das ist Architektur, keine Lücke.
- →Self-Service Checkout (straiv, Hotelbird) ist der schnellste Weg zu einer ordentlichen Gästerechnung.
- →Eigene PDF-Generierung via API gibt volle Kontrolle, kostet aber Entwicklungszeit.
- →DATEV/Buchhaltung ist der richtige Weg für Firmenrechnungen mit vollem Branding.
- →Der größte Hebel ist meist nicht das Layout, sondern das Folio-Routing. Fang dort an.