In der Apaleo Community hat kürzlich eine Hotelière gefragt, wie man das Rechnungsrouting im Hotelsystem automatisieren kann. Konkret: Wie sorgt man dafür, dass Buchungen von Booking.com auf dem richtigen Rechnungsfenster landen — und der Gast beim Checkout nur das sieht, was er auch wirklich bezahlen muss? Gute Frage. Und eine, die wir uns vor drei Jahren auch gestellt haben.
Vorher vs. Nachher
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| 2 Tage pro Monat: Buchungen aus dem Hotelsystem exportieren, in Excel sortieren, an den Steuerberater schicken | Am 1. des Monats liegt die fertige Datei automatisch beim Steuerberater |
| Tippfehler, vertauschte Konten, fehlende Belege — jedes Mal nachfragen | Mehr als 280.000 Buchungsvorgänge fehlerfrei verarbeitet |
| Jedes Hotel einzeln bearbeiten, unterschiedliche Formate | 5 Hotels laufen über denselben Prozess — einmal einrichten, überall nutzen |
| Booking.com-Zahlungen, Kreditkarten, Barzahlungen — alles durcheinander | Jede Zahlungsart landet automatisch auf dem richtigen Konto |
| Steuerberater ruft an: „Mir fehlen die Daten vom letzten Monat" | Steuerberater hat alles pünktlich — ohne dass jemand daran denken muss |
Wie wir dahin gekommen sind
Das Rechnungschaos hat uns selbst am meisten genervt. Als wir 2022 unser erstes Hotel in Apaleo aufgesetzt haben, war die Buchhaltung noch komplett manuell. Jemand hat sich einmal im Monat hingesetzt, die Transaktionen aus dem Hotelsystem exportiert, in eine Excel-Tabelle kopiert, Kontonummern zugeordnet und das Ganze als CSV an den Steuerberater geschickt.
Das war nervig, fehleranfällig und hat regelmäßig zu Rückfragen geführt. Besonders wenn mehrere Zahlungsarten im Spiel waren: Ein Gast zahlt einen Teil per Kreditkarte, den Rest bar. Booking.com überweist per Kreditkarte an das Hotel, aber erst Wochen später. „Kurz-mal-weg" zahlt nach Abreise des Gastes. Jede dieser Zahlungsarten muss auf einem anderen Konto landen — und bei 5 Hotels wird das schnell unübersichtlich.
Also haben wir uns hingesetzt und einen automatischen Prozess gebaut: Jeden Tag werden alle neuen Buchungsvorgänge aus dem Hotelsystem geholt und in einer eigenen Datenbank gespeichert. Am Monatsanfang werden daraus fertige Dateien für den Steuerberater erzeugt — im DATEV-Format, das jedes Steuerbüro direkt einlesen kann. Das Ganze läuft vollautomatisch, ohne dass jemand einen Knopf drücken muss.
Was das mit Rechnungsfenstern zu tun hat
Jetzt zur eigentlichen Frage: Wohin gehört welche Buchung? In den meisten Hotelsystemen gibt es sogenannte „Rechnungsfenster" — du kannst sie dir vorstellen wie Schubladen, in die Kosten einsortiert werden:
Rechnungsfenster 1: Das Gäste-Konto
Hier landen die Kosten, die der Gast selbst bezahlt — Zimmerpreis, Frühstück, Minibar. Das ist die Rechnung, die der Gast beim Checkout sieht und begleicht.
Rechnungsfenster 2: Das Firmen-Konto
Für Geschäftsreisende, deren Firma die Rechnung übernimmt. Die Kosten gehen nicht an den Gast, sondern an die Firma.
Rechnungsfenster 3: Das „unsichtbare" Konto
Kosten, die der Gast nicht sehen soll — zum Beispiel wenn Booking.com direkt an das Hotel zahlt. Der Gast hat schon über das Portal bezahlt und soll beim Checkout keine Rechnung mehr sehen.
Das Problem, das die Kollegin aus der Community beschrieben hat: Bei Buchungen über Portale wie Booking.com (Payment by Booking) muss die Übernachtung auf das 3. Rechnungsfenster verschoben werden — sonst sieht der Gast beim Checkout eine Rechnung über Kosten, die er längst bezahlt hat. Das ist verwirrend und führt zu Diskussionen an der Rezeption.
Manuell ist das machbar, aber bei 20 oder 30 Buchungen pro Tag wird es schnell lästig. Deshalb wollte die Kollegin das automatisieren — sie nutzt dafür Make.com. Das Prinzip: Wenn eine Buchung über einen bestimmten Kanal reinkommt, wird automatisch ein drittes Rechnungsfenster angelegt und die Kosten dorthin verschoben. Das geht über die Folio-Funktionen im Hotelsystem. Wer kein Geld für Make.com ausgeben will: N8N ist eine kostenlose, selbst gehostete Alternative — wir nutzen es selbst für unsere Automatisierungen.
Die Zahlen im Detail
Was wir ehrlich dazusagen
Der Aufbau hat gedauert. Wir haben das System über mehrere Monate entwickelt und an jedem Hotel einzeln eingerichtet. Das erste Hotel war das aufwendigste — danach ging es deutlich schneller, weil der Prozess stand.
Außerdem: Nicht jedes Hotel braucht eine vollautomatische Lösung. Wenn du ein einzelnes Haus mit 20 Zimmern hast und einen Steuerberater der Excel-Dateien akzeptiert, reicht vielleicht auch ein gut organisierter manueller Prozess. Die Automatisierung lohnt sich vor allem, wenn du mehrere Häuser hast oder wenn die manuelle Arbeit regelmäßig zu Fehlern führt.
Und: Das Rechnungsfenster-Routing (das 3. Folio für Portal-Zahlungen) ist ein separates Thema. Das ist technisch lösbar — über Automatisierungstools wie N8N oder Make.com — aber es hängt stark davon ab, welche Checkout-Lösung du nutzt und welche Kanäle du bedienst. Da gibt es kein Patentrezept — das muss man sich für jedes Setup einzeln anschauen.
Was du daraus mitnehmen kannst
Schau dir an, wie viel Zeit du aktuell für die Buchhaltung brauchst. Wenn es mehr als ein halber Tag pro Monat ist, lohnt es sich wahrscheinlich, den Prozess zu vereinfachen — ob durch Automatisierung oder durch bessere Absprachen mit deinem Steuerberater.
Prüfe, ob dein Hotelsystem einen DATEV-Export hat. Viele Systeme bieten das inzwischen direkt an — dann brauchst du keinen Umweg über Excel. Wenn nicht: Frag deinen Steuerberater, welches Format er braucht, und schau ob es eine Exportfunktion gibt.
Kläre das Rechnungsfenster-Routing mit deinem Checkout-Anbieter. Wenn du eine digitale Checkout-Lösung nutzt (egal welche), frag: „Welches Rechnungsfenster zeigt ihr dem Gast an?" Dann weißt du, wohin Portal-Zahlungen geroutet werden müssen.
Fang klein an. Du musst nicht sofort alles automatisieren. Schon ein sauberer manueller Prozess — einmal festlegen, wer was wann macht — ist besser als das monatliche Chaos. Die Automatisierung kann dann der nächste Schritt sein.
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